Il Professionista intermediario - Obblighi, diritti, responsabilità

CONFPROFESSIONI LIGURIA
IL PROFESSIONISTA INTERMEDIARIO - OBBLIGHI, DIRITTI, RESPONSABILITA’
GENOVA, 28 novembre 2014

IL NOTAIO INTERMEDIARIO
notaio ROSARIA BONO

L’esperienza di professionista intermediario è vissuta da sempre dai notai, fa parte proprio del loro DNA, e per questo, forse, il racconto della sua evoluzione fatta da un notaio, che la vive dal primo giorno della sua iscrizione a ruolo, può essere incoraggiante per gli altri professionisti, che vi si affacciano da tempi più recenti e ne sono spaventati.
L’avvento della tecnologia, per noi, non ha comportato una rivoluzione, ma solo un diverso modo di fare ciò che già facevamo da sempre. E’ cambiata solo la modalità.
E devo dire in meglio, perché il nostro lavoro si è complicato sì, ma si è anche alleggerito e velocizzato. Lavoriamo con l’animo più sereno.
Certo anche il nostro personale è dovuto cambiare, assumendo nuove professionalità: servono meno impiegati ma più bravi.
La categoria ha accettato di buon grado il passaggio al digitale: si può dire che, con  grande lungimiranza, lo ha cavalcato, prima che le fosse imposto.
L’essere intermediari e l’essere digitali sono per noi sinonimi ormai da molti anni.

Il notaio è intermediario storicamente, perché esercita funzioni delegate dallo Stato; più propriamente esercita, su delega, la giustizia preventiva (accanto al magistrato che esercita la giustizia contenziosa).
Possiamo sicuramente dire che esercita questo potere in modo efficiente e virtuoso, anche con l’aiuto della tecnologia:
- l'affidamento del controllo  omologatorio in materia di società di capitali, di cui abbiamo parlato nell’ambito del convegno dello scorso anno dedicato alla sussidiarietà,  ha alleggerito i Tribunali e nello stesso tempo ha permesso alle imprese di passare da sei mesi ad un giorno per essere operative;
- gli atti notarili assicurano un altissimo livello di sicurezza: il contenzioso in materia immobiliare in Italia è pari allo 0,0029%, cioè è praticamente inesistente. Negli USA, dove non esiste il notaio di tipo europeo,  è di circa il 25%, cioè un atto su quattro finisce in Tribunale. Dove interviene il notaio quindi non si verificano quasi mai problemi;
- in Italia non si sono avuti, nelle materie notarili, i furti d’identità e le falsificazioni dei titoli di proprietà delle compravendite e dei mutui verificatisi negli Stati Uniti, che sono alla base della crisi economica mondiale;
- l’informatizzazione delle procedure di aggiornamento dei Pubblici Registri, dovuta all’impegno del notariato, della cui evoluzione parleremo oggi, contribuisce attivamente alla trasparenza e alla lotta all’evasione e alla criminalità;-
- altra importante competenza da intermediario del notaio è quella di riscossione: i  notai riscuotono per conto dello Stato circa 5 miliardi di euro l’anno di gettito fiscale;
- la informatizzazione e l’aggiornamento in tempo reale di tutti i registri  assicurano la trasparenza delle contrattazioni e permettono alle Autorità competenti il controllo, sia dal punto di vista dell’evasione fiscale (controllo affidato anche direttamente ai notai con la loro attività di riscossione delle imposte dirette con responsabilità come sostituti d’imposta), sia dal punto di vista dei reati penali legati al riciclaggio. Il 90% delle segnalazioni dei professionisti alla Uif proviene dai notai, nonostante l'esiguità del loro numero rispetto a quello degli altri professionisti.

A questi compiti è però (necessariamente) collegata una pregnante attività di vigilanza sui notai. Ogni atto notarile è annotato in un repertorio sottoposto a controlli mensili da parte del Ministero di Giustizia e a  controlli quadrimestrali da parte dell’Agenzia delle Entrate. Tutti gli atti notarili, che rispondono anche ad una lunga serie di obblighi formali, che hanno ancora una propria logica seppur risalenti negli anni,  sono sottoposti ad ispezione biennale da parte degli uffici  del Ministero di Giustizia, con la loro materiale consegna allo stesso.

Il sistema assicura però sicurezza ed efficienza.
Secondo il rapporto Doing Business 2015 l’Italia ha guadagnato ben 44 posizioni nella sezione “starting a business” volando al 46° posto, grazie alla digilitazzione di alcune procedure burocratiche, come la trasmissione telematica degli atti notarili al Registro Imprese, al versamento del capitale direttamente agli amministratori alla presenza del notaio e all’iscrizione immediata degli atti notarili societari nel Registro Imprese, che hanno reso possibile aprire un’impresa in un giorno. L’Italia ha così raggiunto gli USA e superato Paesi come la Svizzera (69° posto), la Spagna (74°), il Lussemburgo (82°), il Giappone (83°) e la Germania (114°).
Questo successo segue quello del 2013, quando l’Italia ha guadagnato 20 posizioni nella sezione “registering property” grazie alla trasmissione telematica degli atti notarili relativi ai trasferimenti di proprietà e altri diritti reali. Dal rapporto 2015 emerge che i trasferimenti immobiliari in Italia sono meno costosi, prevedono un minor numero di procedure e tempi più rapidi rispetto a gran parte dei paesi OCSE ad alto reddito. Il rango dell’Italia (41) risulta migliore, tra l’altro, di quello dell’Australia (53), Canada (55), Paesi Bassi (58), Spagna (66), Regno Unito (68), Giappone (73), Germania (89), Francia (126) e Belgio (171).

La digitalizzazione affidata ai 5000 notai d’Italia ha dimostrato quindi la sua efficienza e la sua fondamentale importanza per il rilancio dell’economia nazionale.

Per questo motivo ora negli Usa si sta pensando di introdurre un sistema simile a quello europeo, con i notai di civil law, sistema che è allo studio con la collaborazione anche dei notai italiani, introducendo dei pubblici registri informatizzati affidati al controllo preventivo di un pubblico ufficiale. Lo hanno già fatto Russia e Cina.

Ma vediamo un po’ in cosa consiste questa digitalizzazione del notariato.

Il notariato italiano da 15 anni investe molte energie nel settore informatico e la sua tecnologia di trasmissione crittografata è un riferimento imitato a livello europeo e mondiale. I notai italiani collaborano anche con gli USA, esportando il nostro modello di sicurezza in un Paese in cui la mancanza di sistemi di verifica preventiva e di certezza dei diritti ha portato gravi danni per la collettività.

Innanzi tutto il notariato si è dotato di una apposita società di informatica, la Notartel, che gestisce tutta l’informatica notarile e i contatti con la PA.

Tutti i notai d’Italia sono collegati attraverso la Rete Unitaria del Notariato (RUN) che garantisce, 24 ore su 24 in tutti i giorni dell’anno, il collegamento on-line con l’Agenzia delle Entrate, Infocamere, l’Agenzia del Territorio, l’ACI, il Ministero per i Beni e le Attività Culturali. Sono inoltre collegati molti Comuni attraverso protocolli su base locale.

Dal 2001, attraverso la RUN è partita la registrazione telematica degli atti immobiliari (adempimento unico)  e l’iscrizione on-line nel Registro Imprese.
Dal 12 settembre 2012 è operativa la trasmissione telematica degli atti notarili a tutti gli uffici provinciali dell’Agenzia del Territorio. Si è portato così a compimento il processo di informatizzazione delle procedure di pubblicità immobiliare.
L’adempimento unico per gli atti immobiliari consente di abbreviare i tempi di esecuzione delle formalità di registrazione, trascrizione e voltura. Si è passati da una media di 30 giorni ad 1 giorno, senza alcun aggravio di costi, né per gli utenti né per lo Stato,  con evidenti vantaggi in termini di sicurezza, sia per gli uni che per l’altro.
La responsabilità di tutte queste operazioni è del notaio.
Attraverso l’adempimento unico, inoltre, è stato possibile abolire l’obbligo di presentare la dichiarazione ICI prima, poi IMU e della comunicazione alla Questura.
I controlli sulla proprietà e libertà degli immobili e sulla situazione delle imprese vengono effettuati mediante visure on-line e in tempo reale.

Una società di capitali, che fino al 2000 necessitava di circa 5 mesi dalla costituzione per essere attiva, oggi può essere operativa il giorno stesso dell’atto notarile. Ciò si è reso possibile grazie anche all’abolizione del controllo omologatorio dei Tribunali e la conseguente assunzione di responsabilità da parte del notaio. Si può quindi dire che, per quanto riguarda il notariato, l’obbiettivo di “un’impresa in un giorno” è già diventato realtà.

La trasparenza e l’aggiornamento dei Pubblici Registri, ad opera di pubblici ufficiali responsabili dei controlli e delle procedure quali i notai, ha inoltre un enorme valore nella lotta al riciclaggio e all’evasione fiscale.

Dal 2002 il Consiglio Nazionale del Notariato è Autorità di Certificazione per la firma digitale ed iscritto nell’elenco pubblico dei Certificatori gestito dall’Agenzia per l’Italia Digitale. Si tratta del solo sistema di firma digitale operativo nel nostro Paese che certifica, oltre all’identità di chi la utilizza, anche la funzione di notaio.
Tutti i notai sono quindi dotati di firma digitale qualificata.
I contratti di rete d’impresa devono  essere firmati digitalmente davanti al notaio se la rete vuole acquisire la soggettività giuridica.

Il Consiglio Nazionale del Notariato è iscritto dal 2005 nell’elenco dei gestori di Posta Elettronica Certificata accreditato dal CNIPA e quindi già dal 2005 tutti i notai sono muniti di posta elettronica certificata, come poi previsto dalla Finanziaria 2009.

A partire dal 2013 il Notariato ha lanciato la Rete Aste Notarili, grazie alla quale gestisce in modo totalmente digitale anche le dismissioni degli immobili degli enti pubblici.
La RAN consente ai cittadini di acquistare, semplicemente recandosi presso uno qualunque dei notai abilitati su tutto il territorio nazionale, un immobile anche a distanza, senza doversi recare nel luogo presso cui si tiene l’asta.
Nel gennaio 2013 a Brescia si è chiusa la prima asta telematica notarile gestita dal Tribunale di Brescia insieme all’Associazione notarile per le procedure esecutive, con l’aggiudicazione di un appartamento in provincia di Sassari.
Per la prima volta in Italia si è assistito allo svolgimento di un’asta giudiziaria via web con la partecipazione di cittadini che si trovavano a centinaia di chilometri dalla sede del tribunale che gestiva la procedura.
E’ evidente quale sia il vantaggio sia per i cittadini che intendono partecipare, che non devono sopportare i costi ed i disagi dei trasferimenti, sia per i creditori, che vedono ampliarsi il numero dei partecipanti e di conseguenza la possibilità di realizzazione del credito.

Sempre nel gennaio 2013 il notariato ha messo a punto il sistema che consente la stipula dell’atto pubblico informatico e la sua conservazione a norma, obbligatorio nel settore dei contratti pubblici di appalto di lavori, servizi e forniture.
E’ una novità rivoluzionaria, che sancisce il tramonto della carta per questa rilevante categoria di contratti della Pubblica Amministrazione.
L’atto notarile informatico è il risultato di un procedimento apparentemente semplice, ma in realtà molto sofisticato dal punto di vista tecnologico.
Non si tratta solo di documenti firmati digitalmente dalle parti e dai notai, ma di documenti di cui viene garantita la formazione e la successiva conservazione per un tempo illimitato con tecnologie sicure che ne assicurano anche la fruizione (cioè la leggibilità anche oltre le modifiche tecnologiche continue). In tal modo il notaio garantisce la tradizionale sicurezza con le medesime modalità anche nel mondo del documento informatico.
L’innovazione ha richiesto un importante sforzo di armonizzazione della vigente legislazione che regolava la forma e la conservazione degli atti notarili, risalente al 1913, con le nuove problematiche poste dal totale superamento della carta.
L’utilizzo dell’atto notarile informatico, obbligatorio limitatamente ai contratti pubblici di appalto, è ora possibile per tutte le tipologie di atti, ma continuerà ad essere solo facoltativo e le parti potranno scegliere di continuare ad utilizzare la carta.
L’atto si stipula sempre alla presenza del notaio e quindi si fa con tutti i tradizionali controlli preventivi. I cittadini potranno rivolgersi anche a due diversi notai, se si trovano in diverse città, a loro volta collegati attraverso la RUN.
Il notaio redige e legge l’atto sul computer e appone, dopo la firma digitale delle parti, anche la sua firma digitale qualificata sul documento, che comporta la conclusione del contratto.
Dal punto di vista degli effetti giuridici, l’atto pubblico informatico e quello cartaceo sono equivalenti.
Gli atti notarili informatici sono conservati dai notai, che ne mantengono la disponibilità esclusiva per il rilascio delle copie  finchè sono in esercizio. Il notaio che redige l’atto informatico lo mette a raccolta e lo conserva nel proprio archivio digitale in una struttura informatica centralizzata, posta presso il Consiglio Nazionale del Notariato, con modalità che ne assicureranno la fruibilità nel tempo, nonostante le innovazioni tecnologiche. Tutte le  spese di conservazione degli archivi informatici sono interamente a carico del notariato.
Le prospettive sono affascinanti, anche in considerazione della possibilità di collegamento tra tutti i notai d’Europa attraverso l’adozione di piattaforme condivise.
Nel febbraio 2013 è stato firmato a Roma il protocollo europeo che affida al notariato italiano la gestione della piattaforma europea per il trasferimento dei documenti notarili informatici.
Il progetto EUfides prevede, ad esempio, la possibilità di acquistare una casa in Spagna con venditori in Francia ed acquirenti in Italia, attraverso il collegamento tra un notaio spagnolo, un notaio francese ed un notaio italiano.

Non è difficile immaginare altre possibilità di utilizzazione di archivi digitali notarili europei. Ad esempio in materia di disposizioni per i trattamenti sanitari, in cui i notai potrebbero garantire contemporaneamente  l’autenticità delle volontà e la reperibilità in tempo reale su tutto il territorio europeo.

Il Notariato ora è al lavoro, con tutti gli operatori coinvolti, per il manifesto per l’eredità e identità digitale, due campi in cui sta mettendo tutta la propria esperienza al servizio dei cittadini per garantire loro, anche nel mondo digitale, il giusto rapporto tra semplicità e certezza dei dati.

Il notariato, inoltre, ha proposto recentemente al Governo l’Istituzione di un Registro Unico telematico delle persone giuridiche, che sarebbe tenuto dal Consiglio Nazionale.

I fenomenali risultati del Doing Business e l’interesse di Nazioni molto lontane da noi, come cultura più che come chilometri, come la Cina e gli Usa, ci fanno capire che la scelta del notariato di cavalcare la digitalizzazione è una scelta vincente.
Tale potrebbe essere anche per le altre professioni.
Non posso negare certo davanti agli altri professionisti che questo comporti uno sforzo in termini economici, organizzativi ed anche culturali.
Comporterà sicuramente anche una diversa scelta dei collaboratori che vi affiancano.
Comporterà l’assunzione di nuove e gravissime responsabilità.
A queste, a mio parere, dovranno affiancarsi nuovi vincoli e più pregnanti controlli. Certo non si può pensare di vedersi riconoscere un ruolo e però non accettare  obblighi, direttive, intromissioni, verifiche ed ispezioni, come le subiamo noi.
Permettetemi di tornare ad un dato di prima, solo per fare un esempio, ma potrebbero essere molti altri: il 90% delle segnalazioni antiriciclaggio arrivano dai notai… e gli altri professionisti?
Sono scelte pesanti.
Si tratta per molti di voi di cambiare pelle.
E’ una sfida… che dovrete decidere se accettare o meno.